Rachunki, faktury, karty gwarancyjne, umowy, dyplomy – w każdym domu znajdują się dziesiątki, jeśli nie setki, ważnych dokumentów. Staramy się je systematycznie segregować i porządkować, by w razie potrzeby, szybko odnaleźć potrzebny egzemplarz. Jak długo musimy przechowywać dokumenty? Jak je odpowiednio zabezpieczyć?
Tylko część dokumentów, zwłaszcza te trudne do odtworzenia, musimy przechowywać przez całe życie. Większość z nich przyda nam się tylko przez określony okres. Wszystkie dokumenty, na podstawie których rozliczaliśmy się z Urzędem Skarbowym, mamy obowiązek przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie. Karty gwarancyjne przechowujmy tak długo, jak ważna jest gwarancja. Tak samo długo musimy posiadać dowód zakupu produktu – bez niego gwarancja nie będzie uznana i nie będziemy mogli skorzystać z reklamacji. Potwierdzenia zapłaty za media trzymamy przez 3 lata. Przez ten okres usługodawca może żądać od nas dowodów wpłaty. Najkrócej potrzebne nam będą potwierdzenia z bankomatów czy wydruki z terminali. Możemy je wyrzucić po otrzymaniu comiesięcznego wyciągu z konta i sprawdzeniu, czy wszystko się zgadza.
Jest jednak część dokumentów, które musimy trzymać całe życie. Są to akty stanu cywilnego, jak np. akt urodzenia czy akt ślubu. Tak samo ważne są dyplomy ukończenia szkoły, świadectwa pracy czy akty notarialne. Do przechowywanych dokumentów warto dołączyć kserokopie dowodu osobistego, paszportu, prawa jazdy. Mogą się przydać w przypadku utraty oryginałów.
Jak przechowywać dokumenty?
Aby mieć łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów, warto uporządkować je tematycznie – zakładając osobne teczki lub segregatory np. na rachunki za gaz, prąd czy karty gwarancyjne. Dokumenty o małych rozmiarach włóżmy do foliowych koszulek. Najlepiej ułożyć wszystko chronologiczne, co znacznie ułatwi nam znalezienie potrzebnych zaświadczeń czy potwierdzeń.
Najważniejsze dokumenty warto wyjątkowo zabezpieczyć. Dobrym pomysłem może być zakup domowego sejfu.
Proste modele zapewniające podstawowe bezpieczeństwo znajdziemy już za około 150-200 zł. Tego typu sejf, zamontowany np. na dnie szafy, ochroni nasze dokumenty w trakcie wizyty ekipy remontowej czy osoby sprzątającej. Nowoczesne modele wyposażone są w elektroniczne zamki, które otwiera się za pomocą klawiatury poprzez wprowadzenie numeru PIN. Często posiadają one także dodatkowe zabezpieczenia, jak np. blokadę czasową, która po 3-krotnym błędnym wpisaniu kodu, blokuje możliwość otwarcia sejfu na kilka minut.
opowiada Robert Wagner, ekspert marki Yale.
Pozbywając się niepotrzebnych dokumentów, pamiętajmy, by zniszczyć je przed wyrzuceniem. Znajdują się na nich informacje, które nie powinny trafić w niepowołane ręce.
