Wirtualne spotkania to dziś norma. Przyczyną takiego stanu rzeczy jest między innymi trwająca pandemia, która wymusiła na nas zmianę dotychczasowych zachowań oraz przeniesienie większości aktywności do sieci. Jedną z opcji, która rozwinęła się w ostatnich miesiącach, jest komunikacja poprzez platformę Zoom. Odbywają się tam nie tylko spotkania biznesowe, ale także lekcje zarówno w szkołach, jak i na uczelniach. Jak zorganizować spotkanie na Zoomie?
Wersja bezpłatna czy płatna?
W zależności od liczby uczestników spotkania możemy skorzystać z Zooma wersji darmowej lub płatnej. Opcja free pozwala na organizację meetingu bez limitu czasowego, jeśli w spotkaniu bierze udział nie więcej niż dwie osoby, wliczając to hosta. Gdy planujecie spotkanie z większą ilością osób, wówczas musicie skorzystać z wersji płatnej, ponieważ w darmowym Zoomie ograniczeniem jest 40-minutowy czas meetingu.
Wersja płatna oferuje także szereg innych opcji, między innymi planowanie spotkań, ich regularne powtarzanie, czy też podział uczestników i wysyłanie ich do tak zwanych breakout rooms, w których mogą pracować indywidualnie bądź grupowo. Ma to ogromne znaczenie podczas zajęć na uczelni, na kursach językowych, czy w szkołach. Zoom możecie kupić zarówno w Polsce od oficjalnych dystrybutorów, jak i bezpośrednio od producenta. W zakupach pomocna będzie pożyczka online.
Spotkanie ad hoc
Jeśli szukacie sposobu na zorganizowanie spotkania ad hoc, wystarczy uruchomić program Zoom, stworzyć spotkanie, a link do niego wysłać uczestnikom tuż przed jego rozpoczęciem. To najprostsza opcja. Zoom umożliwia także automatyczne wysłanie zaproszenia mailem czy wpisanie go do jednego z dostępnych kalendarzy online. Spotkanie ad hoc można zorganizować tak, aby uczestnicy dołączyli do niego od razu lub trafiali do waiting room, czyli poczekalni.
Opcja ta umożliwia organizatorowi kontrolę, kto wchodzi do pokoju, a tym samym wpuszczanie na spotkanie jedynie osób zaproszonych. Warto pamiętać o przydatnej funkcji, którą jest powiadamianie dźwiękowe o osobach czekających na wpuszczenie, ponieważ podczas trwania spotkania, a przede wszystkim, gdy udostępnianie ekran innym uczestnikom, nie zawsze widać komunikaty informujące o tym, że ktoś chce dołączyć do spotkania.
Spotkanie zaplanowane
Wydarzenia zaplanowane to forma organizacji meetingów na Zoomie dla osób, które regularnie spotykają się w większej grupie. Nie ma wówczas konieczności wysyłania na przykład co tydzień nowego linka do pokoju, ale wystarczy raz wygenerować ID spotkania i przekazać je uczestnikom. Można także skorzystać z wielu dodatkowych opcji, jakimi są na przykład uruchamianie wideo dla hosta, czyli gospodarza, jak i uczestników, wyciszanie mikrofonów, czy umożliwienie im nagrywania i udostępniania ekranu. Warto jedynie pamiętać, że do prawidłowej komunikacji na platformie Zoom niezbędny jest mikrofon i słuchawki, które kupicie z pomocą pożyczki online.