Czy nie odnosisz wrażenia, że tempo życia jest coraz szybsze? Mnóstwo rzeczy do załatwienia, o wszystkim trzeba pamiętać. Opłaty, zakupy, dodatkowe zajęcia. W pracy coraz większy natłok obowiązków. Jak sobie z tym wszystkim poradzić? Odpowiedź jest prosta. Należy zacząć od skutecznego zarządzania samym sobą, po to, aby móc działać szybciej. W pierwszej kolejności odpowiedz sobie na pytania: „ Jak robię to co robię?” i „Jak mogę zrobić to lepiej?” i zacznij działać! Pomocny w tym procesie może okazać się proces zwany PEP.
Czym jest proces PEP?
Proces PEP czyli The Personal Efficiency Program (Program Osobistej Efektywności) jest procesem, którego celem jest ułatwienie Ci konkretnego działania. Proces PEP ma za zadanie pomóc Ci zorganizować się tak, żebyś mogła zacząć działać szybciej.
Elementy procesu PEP
1. Organizacja
Po pierwsze musisz posprzątać swoją strukturę organizacyjną. Posprzątaj bałagan zarówno ten fizyczny jak i umysłowy. W pierwszej kolejności zajmij się miejscem, które traktujesz jako „robocze”, a następnie przejdź do kolejnych elementów biurka oraz szaf, w których przechowujesz dokumenty i zacznij je porządkować.
Wszystkie kartki, które zalegały na Twoim biurku złóż w jednym miejscu, a następnie zastosuj się do następujących metod:
- Weź pierwszą kartkę, jeśli jest na niej coś co trzeba załatwić i zajmie to chwilkę zrób to od razu.
- Jeśli na kartce jest coś, co wymaga więcej czasu wpisz na listę rzeczy do zrobienia.
- Jeśli coś dotyczy sprawy, którymi zajmują się inne osoby, przekaż ją we właściwe ręce.
- Pozostałe, niepotrzebne kartki wyrzuć do śmieci.
Cały proces kontynuuj tak długo, aż na biurku będzie pusto. Następnie przejdź do uporządkowania poczty elektronicznej oraz uporządkuj dokumenty znajdujące się na dysku komputera.
2. Nawyki i rutyna
Podstawową zasadą, której należy przestrzegać w procesie PEP jeśli chodzi o wykonywanie własnej pracy to zajmowanie się sprawą od razu jak tylko się pojawi. Jeśli sprawa wymaga czasu i nie zamierzasz jej zrobić od razu, wpisz ją na listę rzeczy do zrobienia i nie zajmuj się nią w danej chwili. Dodatkowo pogrupuj swoją pracę tak, aby zadania o podobnym charakterze móc wykonać w jak najkrótszym czasie np: przeglądaj pocztę elektroniczna 3 razy dziennie, rano, w porze lunchu i przed wyjściem z biura. Pamiętaj, że e-mail nie służy natychmiastowej wymianie informacji dlatego nie zaglądaj do skrzynki w innej porze dnia.
3. Grupowanie obowiązków
Przeanalizuj wszystkie swoje obowiązki i ustal, które obowiązki możesz pogrupować np: e-maile, płacenie rachunków, wystawianie paragonów, segregowanie dokumentów itp. Następnie zarezerwuj czas na wykonanie pogrupowanych w ten sposób rutynowych czynności.
4. Planowanie
Z pewnością chętniej podejmiesz działanie jeśli będziesz miała wszystko zaplanowane. W tym celu zarezerwuj sobie czas np. raz w tygodniu, aby przejrzeć niezałatwione sprawy i ustalić, którymi sprawami należy się zająć w pierwszej kolejności. Porównaj te zadania z innymi zapiskami, spotkaniami, które masz w kalendarzu i oszacuj ile czasu będziesz mogła poświęcić na dane sprawy w ciągu tygodnia. Jeśli masz podwładnych zarezerwuj sobie czas również na to, aby sprawdzić, czy zlecone innym osobom obowiązki zostały wykonane. Zapisuj w kalendarzu nie tylko terminy zebrań oraz spotkań, ale także przypomnienia, terminy, kluczowe etapy zadań oraz sprawy, które chcesz zrealizować.
Jaki jest cel procesu PEP?
Celem proces PEP nie jest wykreowanie uporządkowanej i wydajniejszej osoby, ale wprowadzenie na stałe do Twoich procesów pracy koncepcji ciągłego doskonalenia się.
Źródło: „Zrób to od razu” – Kerry Gleeson