Poczta elektroniczna to obecnie jedna z podstawowych form komunikacji zarówno w strefie służbowej, jak i w życiu prywatnym. Dlatego warto wiedzieć jak sprawnie i efektywnie napisać e-mail.
Jak poprawnie napisać wiadomość e-mail – 10 podstawowych zasad
- Temat – powinien być krótki i treściwy, informujący o treści napisanej wiadomości.
- Powitanie – e-mail zaczynaj zwrotami typu:
– Dzień dobry,
– Szanowna Pani/Szanowny Panie,
– Proszę Pani/Proszę Pana,
– Pani Katarzyno/Panie Piotrze.
Z kolei unikaj rozpoczynania wiadomości od słowa „Witam”, zwłaszcza jeśli piszesz służbowo bądź do osób, których nie miałeś okazji poznać osobiście. - Jeden e-mail – jedna sprawa – staraj się, aby jedna wiadomość e-mail dotyczyła tylko jednej sprawy tak, aby wiadomość była krótka i treściwa.
- Stosuj wypunktowania i dziel tekst na paragrafy – dziel tekst na proste podpunkty, w przeciwnym razie wiadomość może okazać się dla odbiorcy zbyt zawiła i nudna do czytania.
- Długie treści zamieszczaj w załączniku – unikaj długich treści e-maili. Jeśli musisz przesłać długie treści to napisz je w osobnym dokumencie i załącz do wiadomości.
- Unikaj pisania wielkimi literami – wielkie litery pisane w treści wiadomości e-mail traktowane są jako krzyk.
- Stosuj pogrubienia albo podkreślenia ważniejszych części tekstu – jeśli chcesz zwrócić uwagę czytelnika na wybrany fragment tekstu zastosuj „wytłuszczenie” bądź podkreślenie tekstu.
- Ortografia – zwracaj uwagę na poprawną pisownię. Obecnie w większości programów pocztowych istnieje możliwość włączenia sprawdzania pisowni.
- Rozmiar załącznika – nie wysyłaj zbyt dużych załączników. Sporo osób odbiera wiadomości na telefonie komórkowym co może stanowić utrudnienie w ściąganiu poczty.
- Nie zapomnij o podpisie – każda wiadomość e-mail powinna zawierać podpis (w wiadomości służbowej, np. – imię i nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, nr tel, adres strony internetowej) poprzedzony np. wyrażeniem „Z wyrazami szacunku” czy „Pozdrawiam”.